Những khó khăn trong việc quản lý kho hàng

Kho hàng là nơi lưu trữ và bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp, cửa hàng. Quản lý kho hàng là những công việc tổ chức, bảo quản, sắp xếp hàng hóa nguyên vật liệu, và quản lý số lượng hàng trong kho, thực hiện các thủ tục xuất nhập và đặt hàng, theo dõi hàng tồn kho tối thiểu. Đây là một công việc quan trọng và đòi hỏi cao bởi hàng hóa có sự thay đổi hàng ngày, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc quản lý. Trong bài viết dưới đây, Onetech Việt Nam liệt kê một số khó khăn trong việc quản lý kho hàng mà doanh nghiệp, chủ cửa hàng thường gặp, để từ đó có cách quản lý kho hiệu quả.

1. Quản lý kho hàng gồm những công việc gì? Tại sao cần quản lý nhà kho?

Công việc quản lý kho bao gồm những việc cơ bản sau đây:

- Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học và ngăn nắp: Hàng hoá phải được sắp xếp gọn gàng trên các giá kệ kho, có phân khu chức năng riêng biệt và thể hiện rõ ràng trên bản sơ đồ kho.

- Áp dụng nguyên tắc nhập trước – xuất trước trong quản lý. Đây là nguyên tắc tối thiểu khi quản lý kho hàng. Nhân viên quản lý kho phải thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng, thời gian sản xuất, thời gian nhập hàng của hàng hóa, không để diễn ra tình trạng hàng nhập trước mà xuất sau khiến hàng lưu kho, hỏng hóc và phải huỷ bỏ.

- Thực hiện thủ tục nhập hàng – xuất hàng: Đây là hoạt động chính khi quản lý kho. Hàng hóa trong kho phải liên tục được xuất – nhập để phân phối từ nhà cung cấp đến kho hàng, ra cửa hàng và tới người tiêu dùng. Các hóa đơn, chứng từ xuất nhập kho cần được kiểm tra cẩn thận và lưu trữ toàn bộ. Nếu khâu xuất nhập này bị lơ là thì những sai sót, thất thoát hàng hóa sau đó sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian để xử lý.

- Theo dõi sát sao hàng tồn kho: Dù công việc kinh doanh của bạn tốt đến đâu cũng khó tránh khỏi thời điểm tồn đọng hàng hoá, mặt hàng bán kém lưu lại trong kho. Nên đây cũng là một công việc cần được nhà quản lý giám sát.

- Thống kê thường xuyên lượng hàng hóa trong kho: Số lượng hàng hoá cần được thống kê định kỳ, đầy đủ chi tiết các thông tin: mặt hàng, loại hàng, số lượng hàng…

- Kho phải luôn được đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về PCCC và an toàn kho.

Quản lý tốt kho hàng sẽ mang lại cho doanh nghiệp, cửa hàng của bạn nhiều lợi ích:

- Hàng hóa tránh được khả năng thất thoát.

- Kiểm soát tốt hơn số lượng và chất lượng hàng hóa, nguyên vật liệu.

- Góp phần tiết kiệm chi phí đầu tư và tăng doanh số kinh doanh.

- Giúp cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa được diễn ra liên tục và ổn định.

2. Những khó khăn thường gặp trong việc quản lý kho hàng

2.1. Khó khăn trong lưu trữ dữ liệu

Hiện nay vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp, cửa hàng quản lý hàng hóa trong kho bằng phương pháp truyền thống. Đó là ghi chép bằng tay hoặc nhập thủ công trong các file excel. Việc này không chỉ tốn rất nhiều thời gian nhập liệu mà còn dễ xảy ra sai sót trong việc kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa, thậm chí còn gây mất dữ liệu. Nhất là đối với những doanh nghiệp có số lượng hàng hoá lớn, mẫu mã, chủng loại đa dạng thì việc lưu trữ dữ liệu một cách thủ công bộc lộ rõ nhiều điểm hạn chế, ảnh hưởng công việc quản lý kho nói chung.

2.2. Khó kiểm soát định mức hàng tồn kho

Tồn kho là phần không thể thiếu trong bất kỳ kho hàng nào. Khó khăn của doanh nghiệp là đảm bảo cập nhật tình hình hàng tồn liên tục và kịp thời, để hàng đó không bị rơi vào tình trạng dư thừa hoặc khan hiếm. Tuy nhiên, với cách quản lý thủ công, những con số báo cáo không được cập nhật kịp thời số lượng hàng tồn kho nên rất khó khăn.

2.3. Sắp xếp hàng hóa trong kho không khoa học

Trong quá trình quản lý kho hàng, việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm diện tích kho bãi, quản lý, kiểm soát hàng hóa thuận tiện hơn, giúp tăng năng suất lao động. Ngược lại nếu hàng hóa sắp xếp lộn xộn sẽ gây tốn nhiều thời gian tìm kiếm hàng, khó di chuyển lấy hàng và hàng hóa không được kiểm tra triệt để. Đây cũng là một trong những khó khăn mà không ít doanh nghiệp đang gặp phải, gây thất thoát, hư hỏng, nhầm lẫn hàng hóa.

2.4. Sử dụng trang thiết bị, công nghệ lạc hậu

Nếu trang thiết bị trong kho trở nên lạc hậu, lỗi thời sẽ khiến công việc quản lý kho hàng sẽ trở nên khó khăn. Điều này sẽ khiến vận hành quản lý kho bị chậm, gặp nhiều rủi ro từ đó ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống sản xuất và phân phối.

3. Các biện pháp giúp quản lý kho hàng hiệu quả

3.1. Sắp xếp kho hàng tối ưu

Để kho hàng được sắp xếp khoa học và ngăn nắp, cần thiết đến hệ thống giá kệ kho hàng đầy đủ về số lượng và đảm bảo chất lượng. Các kệ kho hàng hiện nay không chỉ giúp hàng hóa tránh được các tác động từ môi trường gây ảnh hưởng đến sản phẩm mà còn giúp tối ưu diện tích kho, tiết kiệm chi phí, giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa qua đó tăng năng suất lao động. Tùy theo loại hàng hóa và tải trọng của hàng, khách hàng có thể lựa chọn được loại kệ kho phù hợp nhất với kho hàng của mình.

3.2. Kiểm tra kho hàng định kỳ

Kho hàng nên được kiểm tra định kỳ theo các mốc thời gian cố định. Khi tiến hành kiểm tra sẽ giúp chủ cơ sở, doanh nghiệp nắm được các thông tin quan trọng:

- Số lượng hàng thực tế trong kho (so sánh với số liệu trên hệ thống,

- Nắm bắt được tình trạng về chất lượng sản phẩm (tránh hỏng hóc, thất thoát,…).

- Hỗ trợ người quản lý kho ra quyết định luân chuyển hàng hóa kịp thời.

3.3. Nhân sự quản lý kho phải có đủ chuyên môn

Nhân sự quản lý kho chính là người vận hành chính cho kho hàng. Do đó, tổ chức nhân sự phải thật chặt chẽ:

- Tuyển dụng người trung thực, phù hợp với công việc.

- Xây dựng bộ các quy định kho nghiêm ngặt

- Phân quyền cho từng nhân viên để không thể đùn đẩy trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

3.4. Áp dụng nguyên tắc quản lý kho FIFO và LIFO

FIFO (First in – First out): Hàng hóa nào nhập trước sẽ ưu tiên xuất trước. Nguyên tắc này được áp dụng hiệu quả cho các hàng hóa có thời hạn ngắn như: thực phẩm; thời trang theo mùa…

LIFO (Last in, First out): Hàng mới nhập sẽ được xuất đi trước. Cách này phù hợp để quản lý hàng hóa có thể tồn kho lâu như vật liệu xây dựng.

Xem thêm: phương pháp LIFO và FIFO là gì

4. Kệ kho hàng Onetech – Giải pháp khắc phục khó khăn trong quản lý kho hàng hiệu quả

Quản lý kho bằng kệ kho hàng

Như đã nói ở trên, Việc sử dụng kệ kho hàng sẽ mang đến nhiều lợi ích khác nhau nó giải quyết vấn đề kho hàng và sắp xếp các loại hàng hóa một cách tối ưu.

Lý do nên chọn kệ kho làm vật dụng lưu trữ hàng hóa trong quản lý kho:

- Hàng hóa sắp xếp trên kệ kho nên gọn gàng, ngăn nắp.

- Thuận lợi khi muốn tìm kiếm hàng hóa trong kho, giảm công sức và thời gian tìm kiếm

- Hàng hóa được quản lý theo phân loại sản phẩm: loại hàng, mẫu mã, kích thước sản phẩm, thời gian nhập hàng, hạn sử dụng…

- Kệ tối ưu diện tích nhà kho nên tiết kiệm một phần chi phí kho bãi.

- Hệ thống kệ được liên kết bằng bulong, ốc vít nên dễ dàng tháo lắp, thay đổi khoảng cách các tầng kệ sao cho phù hợp với kích thước mặt hàng.

- Đảm bảo hàng hóa được bảo quản tối ưu do không tiếp xúc trực tiếp với mặt đất, tránh ẩm ướt, nấm mốc gây hư hại cho sản phẩm.

Kệ kho hàng của Onetech

Hiện nay có 3 mẫu kệ nhà kho phổ biến đó là:

- Kệ kho hạng nhẹ

- Kệ kho trung tải

- Kệ kho hạng nặng: Kệ Selective, Kệ Double Deep, Kệ Drive In/ Drive Thru, Kệ kho di động, Kệ kho con lăn, Kệ tay đỡ…

Trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp giá kệ, nhưng Onetech Việt Nam luôn là đơn vị hàng đầu mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng. Sản phẩm giá kệ của chúng tôi được cam kết là giải pháp hiệu quả để khắc phục những khó khăn trong quản lý kho hàng của các chủ cơ sở, doanh nghiệp hiện nay. Chúng tôi cam kết:

- Chất lượng sản phẩm cao cấp, dây chuyền sản xuất máy móc hiện đại nên sản phẩm đảm bảo độ chắc chắn, chịu lực tốt, độ bền sử dụng cao..

- Thiết kế hiện đại, kích thước đa dạng thích hợp với mọi nhu cầu củ.a khách hàng.

- Chất lượng dịch vụ luôn được nâng cao: hỗ trợ 24/7 mọi yêu cầu của khách hàng. Miễn phí khảo sát hiện trạng, miễn thiết kế bản vẽ mặt bằng nhà kho 2D hoặc 3D theo kích thước, tải trọng thực tế. Sản phẩm kệ được miễn phí lắp đặt trên toàn quốc và bảo hành lên đến 24 tháng.

Trên đây là một vài khó khăn thường gặp khi quản lý kho hàng và cách khắc phục mà Onetech gợi ý cho bạn. Hy vọng với những thông tin này có thể giúp ích cho quý khách hàng trong việc quản lý kho hàng cũng như hoạt động kinh doanh của mình. Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ hotline: 0933021077 để được tư vấn.